phpScheduleIt Hilfe

Registrierung / Konto hinzufügen

Um phpScheduleIt verwenden zu können, ist eine Registrierung erforderlich. (Wenn der Administrator die Registrierung aktiviert hat). Nachdem Ihr Konto registriert wurde, können Sie sich anmelden und haben Zugriff auf alle Ressourcen, die für Sie freigegeben wurden.

Buchen einer Reservierung

Unter dem Menüpunkt "Terminplan" finden Sie das Buchungselement in Form eines Wochenkalenders. Dieser zeigt Ihnen die verfügbaren, reservierten und blockierten Slots (Zeitfenster) und ermöglicht es Ihnen, Ressourcen zu buchen. Sie können nur Ressourcen buchen, die für Sie freigegeben wurden.

Schnelles Buchen

Auf der Buchungsseite finden Sie die Ressourcen, das Datum und die Uhrzeiten die Sie buchen können. Nach einem Klick auf das für Sie passende Zeitfenster können Sie die Details Ihrer Reservierung eintragen/ändern. Nach einem Druck auf die Schaltfläche "Anlegen" wird die Verfügbarkeit geprüft, die Reservierung gebucht wenn verfügbar und eine Email mit Buchungs-Bestätigung/-Änderung/-Löschung gesendet. Weiterhin erhalten Sie eine Referenznummer für evt. Rückfragen.

Alle Änderungen an einer Reservierung werden erst wirksam, wenn Sie die Buchung speichern in dem Sie auf "Update" drücken.

Nur Anwendungsadministratoren können Reservierungen in der Vergangenheit eintragen.

Mehrere Ressourcen

Sie können alle Ressourcen die Sie gleichzeitig benötigen, in einer einzigen Reservierung zusammen buchen. Um eine weitere Ressource zu Ihrer Reservierung hinzuzufügen, klicken Sie auf "Weitere Ressourcen". Diesen Link finden Sie neben dem Namen der primären Ressource, die Sie reservieren möchten. Nach dem Klick auf "Weitere Ressourcen" können Sie aus einer Liste mehr Ressourcen auswählen und durch einen Klick auf die Schaltfläche "Fertig" hinzuzufügen.

Um zusätzlich hinzugefügte Ressourcen von der Reservierung zu entfernen, klicken Sie auf "Weitere Ressourcen" und deaktivieren die Ressourcen wieder.

Zusätzliche Ressourcen unterstehen den gleichen Regeln wie die primäre Ressource. Dies bedeutet zum Beispiel, dass, wenn Sie versuchen eine 2-stündige Buchung mit Resource 1, die eine maximale Buchungslänge von 3 Stunden hat und mit Resource 2, die eine maximale Buchungslänge von 1 Stunde hat, zu erstellen, Ihre Reservierung verweigert wird.

Die genauen Konfigurationsdaten einer Ressource werden Ihnen angezeigt, wenn Sie mit der Maus auf die Ressource zeigen.

Wiederkehrende Termine

Reservierungen können automatisch wiederholt werden. Für die Wiederholung gibt es eine Reihe von verschieden Möglichkeiten. Alle Wiederholungsoptionen gelten inklusive des Bis-Datums.

Die Optionen für die Wiederholung ermöglichen sehr flexible Wiederholungsmöglichkeiten. Zum Beispiel: "Täglich alle 2 Tage" erstellt Reservierungen für jeden zweiten Tag für Ihre angegebene Zeit. "Wöchentlich, jede 1. Woche am Montag, Mittwoch, Freitag" erstellt eine Reservierung an jedem dieser Tage in jeder Woche für Ihre angegebene Zeit. "Monatlich, jeden 3. Monat am 15. des Monats" ist genauso möglich wie "Monatlich, jeden 3. Monat am 3. Samstag des Monats".

Weitere Teilnehmer

Wenn der Administrator die Option "Teilnehmer einladen" freigeschaltet hat, können Sie auch weitere Teilnehmer zu jeder Reservierung hinzufügen bzw. einladen. Hinzugefügte Teilnehmer werden in der Teilnehmerliste der Reservierung eingetragen und erhalten eine Email. Eingeladene Teilnehmer erhalten eine Einladung per E-Mail und haben dann die Möglichkeit, die Einladung anzunehmen oder abzulehnen. Nach Annahme einer Einladung wird der Benutzer zur Teilnehmerliste hinzugefügt. Nach einer Absage wird der Benutzer von der Einladungsliste gelöscht.

Die Gesamtzahl der Teilnehmer wird durch die Kapazität der Ressource begrenzt.

Zubehör

Zubehör sind Objekte, die man zu einer Reservierung hinzufügen und mit der Ressouce zusammen nutzen kann. Zum Beispiel Projektoren oder Stühle. Um Zubehör für Ihre Reservierung hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link Zubehör "Hinzufügen". Nun können Sie das Zubehör und die erforderliche Menge des Zubehörs auswählen bzw. eintragen. Die verfügbare Menge des Zubehörs ist abhängig von möglicherweise bereits reservierten Zubehörteilen.

Buchen im Namen anderer

Anwendungsadministratoren und Gruppenadministratoren können Reservierungen für andere Nutzer zu buchen, indem Sie auf den Link "Ändern" rechts neben dem Namen des Benutzers klicken.

Anwendungsadministratoren und Gruppenadministratoren können auch Reservierungen anderer Benutzer ändern und löschen.

Aktualisieren einer Reservierung

Sie können jede Reservierung die Sie erstellt haben oder die auf Ihrem Namen erstellt wurde, ändern.

Aktualisieren von wiederholten Reservierungen (Serienreservierung)

Wenn eine Buchung mit Wiederholung erstellt wird, dann handelt es sich um einer Serienreservierung. Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben und die Reservierung aktualisieren möchten, werden Sie aufgefordert, die Instanzen der Serie auszuwählen, für die Sie die Änderungen vornehmen möchten. Sie haben verschiedene Auswahlmöglichkeiten.

Sie können Ihre Änderungen an der Instanz anwenden, die Sie gerade sehen (nur an dieser Instanz) und alle anderen Instanzen werden nicht verändert. Sie können Ihre Änderungen an allen Instanzen anwenden, die noch nicht abgelaufen sind. Sie können Ihre Änderungen an allen zukünftigen Instanzen ab der und inklusive der gerade betrachteten Instanz durchführen lassen.

Nur Anwendungsadministratoren können Reservierungen in der Vergangenheit verändern.

Löschen einer Reservierung

Das löschen einer Reservierung entfernt sie komplett aus dem Zeitplan. Sie wird in phpScheduleIt nirgends mehr sichtbar sein.

Löschen von Wiederholungsbuchungen

Ähnlich wie bei der "Aktualisierung einer Wiederholungsreservierung" können Sie beim Löschen auswählen, welche Instanzen Sie löschen möchten.

Nur Anwendungadministratoren können Reservierungen in der Vergangenheit löschen.

Hinzufügen einer Reservierung zum eigenen Kalender (Outlook®, iCal, Mozilla, Lightning, Evolution)

Beim betrachten oder aktualisieren einer Reservierung finden Sie einen Kalender-Import Link. Wenn z.B. Outlook auf Ihrem Computer installiert ist, werden Sie gefragt ob Sie den Kalendereintrag importieren möchten. Wenn kein Kalenderprogramm installiert ist, werden Sie aufgefordert, eine ICS-Datei herunterzuladen. Dies ist ein Standard-Kalender-Format. Sie können diese Datei verwenden, um die Reservierung in jede Anwendung zu importieren, die das iCalendar-Format unterstützt.

Abonnieren von Kalendern

Terminkalender für Ressourcen und Benutzer können bei Bedarf veröffentlicht und abonniert werden. Damit dies funktioniert, muss der Administrator einen Subscription-Schlüssel in der Konfigurationsdatei konfiguriert haben. Um Termin- und Ressourcen-Kalender-Abonnements zu aktivieren, schalten Sie einfach Abonnements bei der Verwaltung des Terminplans oder der Ressource ein. Um den persönlichen Kalender für Abonnements freizugeben, öffnen Sie unter Terminplan -> Mein Kalender. Auf der rechten Seite oberhalb des Kalenders finden Sie einen Link zum Zulassen oder Ausschalten Ihres persönlichen Kalender Abonnements.

Um einen Terminplan zu abonnieren, öffnen Sie Terminplan -> Ressourcen Kalender und wählen Sie den gewünschten Termin- oder Ressourcenkalender aus. Auf der rechten Seite oberhalb des Kalenders finden Sie den Link "Kalender abonnieren".

Um Ihren persönlichen Kalender zu abonnieren, öffnen Sie Terminplan -> Mein Kalender. Auf der rechten Seite oberhalb des Kalenders finden Sie den Link "Kalender abonnieren".

Kalender Programme (Outlook®, iCal, Mozilla Lightning, Evolution)

In den meisten Fällen genügt ein Klick auf "Kalender abonnieren", um automatisch ein Abonnement in Ihrem Kalender-Programm einzurichten. Falls Outlook es nicht automatisch hinzufügt, öffnen Sie die Kalenderansicht, dann rechts auf Meine Kalender und wählen Sie Hinzufügen Kalender -> Aus dem Internet. Fügen Sie die URL ein, die Sie unter "Kalender Abonnieren" in phpScheduleIt gedruckt finden.

Google® Kalender

Öffnen Sie die Google "Kalender-Einstellungen". Klicken Sie auf die Registerkarte "Kalender". Klicken Sie auf "In interessanten Kalendern suchen". Klicken Sie auf "Über URL hinzufügen". Fügen Sie die URL ein, die Sie unter "Kalender Abonnieren" in phpScheduleIt gedruckt finden.

Quotenregelungen

Administratoren haben die Möglichkeit, Quotenregelungen für eine Vielzahl von Kriterien zu konfigurieren. Wenn Sie bei Ihrer Reservierung gegen ein Quotensystem verstoßen, werden Sie benachrichtigt und die Reservierung wird verweigert.